Dans un monde où la mondialisation et le commerce électronique connaissent une croissance rapide, la préparation de commande est devenue une fonction stratégique cruciale pour les entreprises, quelle que soit leur taille. Les clients exigent non seulement des produits de qualité, mais aussi une livraison rapide et fiable. Ainsi, une logistique optimisée, en particulier la préparation de commande, constitue un avantage concurrentiel déterminant. Cet article explore les différentes étapes de la préparation de commande, l’importance de la documentation logistique et les bénéfices de la digitalisation pour améliorer ces processus.
La préparation de commande en entrepôt peut être décomposée en plusieurs phases distinctes, chacune contribuant à la finalisation de l’expédition :
1. Réception et traitement de la commande
Cette phase initiale consiste à recevoir la commande client, que ce soit par voie électronique (EDI, API, plateforme e-commerce) ou manuelle. La commande est ensuite vérifiée, validée et intégrée au système de gestion d’entrepôt (WMS – Warehouse Management System) ou à un autre logiciel de gestion des stocks. Des informations essentielles sont extraites, telles que les références des articles, les quantités commandées, l’adresse de livraison et les instructions spécifiques du client.
2. Planification et organisation du picking :
Sur la base des informations de la commande, le WMS optimise les itinéraires de picking en fonction de la disposition de l’entrepôt, de la disponibilité des articles et des priorités de livraison. Il attribue également les tâches aux opérateurs et sélectionne les méthodes de picking les plus appropriées (picking manuel, picking par zone, picking par vague, picking vocal, etc.).
3. Prélèvement des articles
C’est l’étape la plus critique, qui consiste à localiser les articles dans l’entrepôt et à prélever les quantités requises. Les opérateurs utilisent des chariots de picking, des transpalettes ou d’autres équipements de manutention pour se déplacer dans l’entrepôt et collecter les articles. L’utilisation de scanners ou de terminaux portables permet de vérifier l’exactitude du picking et de mettre à jour les stocks en temps réel.
4. Contrôle de la conformité
Après le picking, les articles sont soumis à un contrôle de conformité pour vérifier qu’ils correspondent bien à la commande client. Cette étape permet de détecter d’éventuelles erreurs de picking, d’articles endommagés ou manquants. Des outils de contrôle visuel, de pesage ou de scanning peuvent être utilisés.
5. Emballage des articles
Les articles conformes sont ensuite emballés de manière appropriée pour assurer leur protection pendant le transport. Le choix de l’emballage dépend de la nature des articles, de leur fragilité et des exigences du transporteur. L’emballage doit être solide, résistant et adapté aux dimensions des articles.
6. Étiquetage
L’emballage est étiqueté avec les informations nécessaires à l’expédition, telles que l’adresse de livraison, le numéro de suivi et les éventuelles instructions spécifiques. L’étiquette doit être claire, lisible et résistante aux intempéries.
7. Expédition
Les colis emballés et étiquetés sont regroupés et chargés sur les palettes ou les conteneurs destinés à l’expédition. Les documents d’expédition, tels que les bons de livraison et les factures, sont préparés et remis au transporteur.
Importance de la documentation logistique
La documentation logistique est un ensemble de documents qui accompagnent et documentent chaque étape de la préparation de commande. Ils servent de support d’information, de preuve de traçabilité et d’outil de communication entre les différents acteurs de la chaîne logistique. Voici les documents les plus importants :
1. Bon de commande
Le bon de commande est le document de base de toute opération de préparation de commande. Il est émis par le client et contient les informations essentielles relatives à la commande :
- Identification du client : Nom, adresse de facturation et de livraison.
- Numéro de commande : Un identifiant unique pour suivre la commande.
- Date de la commande : La date à laquelle la commande a été passée.
- Références des articles : Le code de chaque article commandé.
- Quantités commandées : Le nombre d’unités de chaque article.
- Prix unitaire et prix total : Le prix de chaque article et le montant total de la commande.
- Conditions de paiement : Les modalités de paiement (carte de crédit, virement bancaire, etc.).
- Instructions spécifiques : Toute information additionnelle pertinente pour la préparation de la commande (instructions d’emballage, date de livraison souhaitée, etc.).
2. Liste de Prélèvement (Picking List)
La liste de prélèvement est un document dérivé du bon de commande, conçu spécifiquement pour guider le préparateur de commande dans l’entrepôt. Elle reprend les informations essentielles du bon de commande, mais les organise de manière à faciliter le prélèvement des articles. Elle peut inclure :
- La référence des articles à prélever.
- La quantité à prélever pour chaque article.
- L’emplacement précis des articles dans l’entrepôt (allée, rayonnage, niveau).
- Des informations supplémentaires facilitant le prélèvement (photo de l’article, instructions spécifiques).
Une liste de prélèvement bien conçue permet au préparateur de localiser rapidement les articles et de minimiser les temps de déplacement dans l’entrepôt. Elle peut être générée manuellement ou automatiquement par un système de gestion d’entrepôt (WMS). L’utilisation d’un WMS permet d’optimiser les itinéraires de prélèvement et de réduire les erreurs.
3. Document de contrôle qualité
Le document de contrôle qualité est utilisé pour vérifier la conformité des articles prélevés avec le bon de commande. Il peut inclure une liste de contrôle détaillée, permettant de vérifier la quantité, la référence, l’état et la conformité de chaque article. Ce document permet de détecter les erreurs de prélèvement avant l’expédition de la commande et d’éviter ainsi les retours clients.
4. Bon de Livraison
Le bon de livraison client est un document qui accompagne la commande lors de sa livraison au client. Il reprend les informations essentielles du bon de commande et sert d’accusé de réception. Le client signe le bon de livraison pour confirmer la réception de la commande et attester de sa conformité. En cas de litige, le bon de livraison signé constitue une preuve juridique de la livraison.
5. Facture
La facture est un document qui formalise la transaction commerciale entre le vendeur et l’acheteur. Elle indique le prix des articles commandés, les éventuels frais de transport et les taxes applicables. La facture est indispensable pour la comptabilité de l’entreprise et pour le client.
6. Numéro de suivi (Tracking Number)
Le numéro de suivi est un code unique attribué à chaque colis par le transporteur. Il permet au client de suivre en temps réel l’état d’avancement de la livraison de sa commande. Ce numéro est généralement envoyé au client par email ou SMS dès l’expédition de la commande. Le numéro de suivi améliore la transparence du processus de livraison et renforce la confiance du client.
Avantages de la digitalisation des documents
La digitalisation des documents de préparation de commande présente de nombreux avantages :
- Gain de temps : L’accès aux documents est instantané et la transmission est facilitée.
- Réduction des erreurs : La saisie manuelle des données est minimisée, réduisant ainsi le risque d’erreurs.
- Amélioration de la traçabilité : Tous les documents sont centralisés et facilement consultables.
- Optimisation des flux de travail : L’automatisation des tâches répétitives permet de gagner en efficacité.
- Réduction des coûts : Les coûts d’impression, de stockage et de gestion des documents papier sont réduits.
L’intégration d’un système de gestion d’entrepôt (WMS) est un élément clé de la digitalisation des documents. Un WMS permet de gérer l’ensemble des opérations d’entrepôt, de la réception des marchandises à l’expédition des commandes, en passant par la préparation de commande. Il permet également de générer automatiquement les documents nécessaires et de les rendre accessibles à tous les acteurs du processus.
Conclusion :
La gestion efficace des documents nécessaires à la préparation de commande est un facteur clé de succès pour toute entreprise qui souhaite optimiser sa logistique et satisfaire ses clients. De la création du bon de commande à la fourniture du numéro de suivi, chaque document joue un rôle essentiel dans le bon déroulement du processus. La digitalisation de ces documents, grâce à l’utilisation d’un WMS et d’autres outils numériques, permet d’améliorer considérablement l’efficacité, la précision et la traçabilité des opérations. En investissant dans une gestion documentaire performante, les entreprises peuvent réduire leurs coûts, améliorer leur service client et gagner en compétitivité. N’oubliez pas que chaque document est une pièce du puzzle qui contribue à la satisfaction finale du client.